Charte de confidentialité de Bruxelles Formation et de ses usagers, sous-traitants et partenaires

Juin 2019

I. INTRODUCTION

La présente politique de confidentialité vous informe de la manière dont Bruxelles Formation assure la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel vous concernant conformément à la réglementation en vigueur et plus précisément le règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Veuillez noter que cette politique de confidentialité est susceptible d’être adaptée ou complétée à tout moment notamment pour prendre en compte toute évolution réglementaire, jurisprudentielle ou technique. Nous invitons donc toute personne concernée à consulter régulièrement la présente politique de confidentialité afin de prendre connaissance des éventuelles modifications. En cas de modification à la présente, la date de la mise à jour sera modifiée dans l’entête du document.

II. LES DONNEES QUE NOUS RECOLTONS ET TRAITONS

En tant qu’organisme de la formation professionnelle, nous récoltons et traitons les données à caractère personnel suivantes (en fonction de l’utilisation que vous faites de nos services et de notre site Internet) :

Les données que vous transmettez directement à Bruxelles Formation :

Les données des stagiaires

• données de contact : nom, prénom, adresse de résidence, adresse e-mail, date de naissance, âge, sexe, numéro de téléphone ou de GSM, … ;
• données de connexion : nom d’utilisateur, adresse e-mail, adresse IP ;
• informations concernant les études, l’emploi ou la formation suivie : données de contact, inscription comme demandeur d’emploi chez Actiris, au Forem ou au VDAB, le cv, les diplômes ou certifications, les tests de niveau, le certificat de bonne vie et mœurs, le permis de conduire.
• données relatives à la communication audiovisuelle : photos, vidéos ;
• données financières : nom du titulaire du compte, numéro de compte bancaire IBAN ;
• données liées aux accidents du travail : le numéro de registre national, les coordonnées de la mutuelle, le salaire des agents.

Les données des sous-traitants

• données de contact : nom, prénom, adresse de résidence, adresse e-mail, âge, sexe, numéro de téléphone ou de GSM, … ;
• données financières : nom du titulaire du compte, numéro de compte bancaire IBAN ;
• données relatives à la participation à des marchés publics : les coordonnées des soumissionnaires et des candidats personnes physiques : le nom, le prénom, le cv, l’extrait du casier judiciaire, les données d’entreprise, les coordonnées des personnes de contact de l’entité juridique ;
• données relatives à la communication audiovisuelle : photos, vidéos.

Les données des partenaires

• données de contact : nom, prénom, adresse de résidence, adresse e-mail, date, sexe, numéro de téléphone ou de GSM, … ;
• données financières : nom du titulaire du compte, numéro de compte bancaire IBAN ;
• données relatives à la communication audiovisuelle : photos, vidéos ;

Les données des usagers(1)(chercheurs d’emploi, travailleur en reconversion,…)

• données de contact : nom, prénom, adresse de résidence, adresse e-mail, date, sexe, numéro de téléphone ou de GSM, …
• données de création d’un compte utilisateur : nom, pseudonyme, adresse e-mail.

Les données que vous communiquez en utilisant un site Internet géré par Bruxelles Formation

• Les informations suivantes peuvent être traitées, lorsque vous utilisez un site Internet géré par Bruxelles Formation: pages et sites Internet visités, langue de préférence et recherches à l’aide de cookies.

Les données personnelles sensibles

Bruxelles Formation collecte les données à caractère personnel dites « sensibles » des stagiaires seulement dans trois cas :

• Réponse à l’obligation du Fonds Social Européen pour les formations financées par celui-ci ;
• Formations dédiées à des publics spécifiques (personnes porteuses d’un handicap,..).
• Suivi de politiques publiques destinées à des publics spécifiques (personnes porteuses d’un handicap, personnes revenant de maladie de longue durée,..).

Nous nous engageons à prendre des mesures de sécurité renforcées pour éviter tout risque lié aux données personnelles sensibles.

III. LES FINALITES DE TRAITEMENT DE VOS DONNEES

Vos données à caractère personnel sont traitées par Bruxelles Formation aux fins suivantes :

Stagiaires

• La conclusion et l’exécution d’un contrat avec vous (tel que les contrats de formation, les contrats FPIE ou les stages d’achèvement pour les stagiaires) ;
• La gestion administrative des stagiaires (gestion de la paie, des inscriptions, des présences, des demandes de formation) ;
• La gestion pédagogique des stagiaires ;
• L’indemnisation en cas d’accident du travail auprès de l’assureur ;
• L’accès et la sécurité des bâtiments ;
• La production d’études et statistiques visant à régir et améliorer les politiques de formation professionnelle.
• La réalisation d’activités liées à des dispositifs d’aides à l’emploi (screening, bilan de compétence,…)
• Pour d’autres finalités spécifiques pour lesquelles une autorisation distincte est demandée.

Sous-traitants

• La conclusion et l’exécution d’un contrat avec vous ;
• La gestion administrative des marchés publics conformément à la législation en cours ;
• L’accès et la sécurité des bâtiments ;
• Pour d’autres finalités spécifiques pour lesquelles une autorisation distincte est demandée.

Partenaires

• La conclusion et l’exécution d’un contrat avec vous ;
• L’accès et la sécurité des bâtiments ;
• La production d’études et statistiques visant à régir et améliorer les politiques de formation professionnelle.
• La réalisation d’activités liées à des dispositifs d’aides à l’emploi (screening, bilan de compétence,…)
• Pour d’autres finalités spécifiques pour lesquelles une autorisation distincte est demandée.

Usagers

• L’information sur l’offre de formation régie par Bruxelles Formation.

IV. LE TRANSFERT ET LE PARTAGE DE VOS DONNEES

Afin de garantir un service efficace, nous pouvons transmettre des données à caractère personnel vous concernant à des partenaires, ou aux sous-traitants de Bruxelles Formation si le traitement par ces tiers s’avère nécessaire pour atteindre la finalité de traitement. En pareil cas, Bruxelles Formation s’engage à prendre les mesures contractuelles nécessaires afin que les données récoltées à votre sujet soient utilisées dans le respect de la confidentialité et exclusivement par les services de Bruxelles Formation, ses partenaires conventionnés et ses sous-traitants.

Nous pouvons aussi transmettre à des tiers des données vous concernant ayant été rendues anonymes à des fins de réalisation d’études statistiques dans une optique d’amélioration de nos services.

Nous ne partageons vos données à caractère personnel que lorsque cela est légitime ou qu’une loi l’autorise ou le requiert. Si nous estimons que nous ne trouvons pas dans un de ces cas cités, et que votre autorisation est requise, nous vous la demanderons toujours avant de partager vos données personnelles ou de les transmettre à un pays situé en dehors de l’Espace économique européen sauf pour une transmission à des autorités de police sur base d’une réquisition lorsque cela est nécessaire pour répondre à des obligations juridiques ou réglementaires.

V. VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNEE

Vous pouvez exercer tout droit décrit dans cette section auprès du Responsable de traitement en envoyant un e-mail à l’adresse dpd@bruxellesformation.brussels . Pour garantir vos droits et libertés fondamentaux (vie privée et sécurité), nous entreprendrons les démarches nécessaires afin de contrôler votre identité avant de répondre à votre requête. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Les droits que pouvez exercer sur base des traitements faits par Bruxelles Formation

• Vous pouvez demander des informations sur les modalités d’exercice de vos droits ;
• Vous avez le droit de recevoir les informations requises lorsque des données à caractère personnel sont collectées à votre sujet (2) ;
• Vous avez le droit de recevoir les informations requises lorsque des données à caractère personnel vous concernant n’ont pas été collectées directement auprès vous (3);
• Vous pouvez consulter, mettre à jour ou rectifier vos données traitées par Bruxelles Formation ;
• Vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel («droit à l’oubli») ;
• Vous disposez d’un droit à la portabilité des données ;
• Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment ou vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles ou au transfert de vos données à des tiers ;

VI. LA SECURITE ET LA CONSERVATION DE VOS DONNEES

Sécurité des données

Bruxelles Formation accorde une grande importance à la vie privée. Des mesures techniques et organisationnelles ont été prises afin de protéger les bases de données dans lesquelles sont stockées vos données contre toute perte, vol, utilisation frauduleuse ou accès non autorisé.

En outre, les sous-traitants externes doivent signer un contrat avec Bruxelles Formation en vertu duquel ils sont légalement tenus de respecter le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) et toute la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

Enfin, le personnel de Bruxelles Formation qui a accès aux informations permettant l’identification de personnes est tenu de protéger ces informations conformément à la présente politique de confidentialité, notamment en s’abstenant d’utiliser ces informations à d’autres fins que celles visées dans le point du III de la présente.

Bruxelles Formation ne peut offrir de garantie absolue contre toute menace qui pourrait subvenir mais s’assure néanmoins que l’accès à vos données soit limité aux seules personnes ayant besoin d’en prendre connaissance à des fins d’intérêt général/ service public et que ces personnes soient formées et respectent la confidentialité de vos informations.

Conservation des données

Vos données sont conservées uniquement le temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie lors de leur collecte ou aussi longtemps que la loi le permet ou encore jusqu’à ce que vous en demandiez la suppression en cas d’application d’un des motifs visés à l’article 17 du RGPD , à moins qu’une enquête ne soit en cours, auquel cas vos données sont sauvegardées jusqu’à la clôture de l’enquête.

VII. LE TRAITEMENT DES RECLAMATIONS

En cas de litige ou de réclamation sur le traitement de vos données personnelles, vous pouvez adresser une plainte au délégué à la protection des données (DPD) de Bruxelles Formation à l’adresse dpd@bruxellesformation.brussels ou adresser une plainte auprès de l’autorité de protection des données belge. Vous pouvez contacter la Commission de la protection de la vie privée soit en appelant le +32 (0)2 274 48 00 soit en utilisant le formulaire en ligne de prise de contact, qui est disponible sur le site Internet de la Commission de la protection de la vie privée dont l’adresse est www.privacycommission.be/fr.

VIII. NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en nous adressant un email à l’adresse suivante : dpd@bruxellesformation.brussels ou par courrier au responsable de traitement.

Le responsable du traitement des données est Bruxelles Formation représenté par la responsable de la gestion journalière : Olivia P’tito – Directrice Générale

Bruxelles Formation

Rue de Stalle 67

1180 Bruxelles

(1) La notion d’usagers telle que définie à l’article 1/1 du décret du 17 mars 1994 de la Commission communautaire française portant création de l’Institut bruxellois francophone pour la Formation professionnelle.

(2) RGPD, art. 13

(3) RGPD, art. 14